Wenn die Personen "eigentlich" am Workshop wegen ihrer Verstrickungen, Interessen oder Involviertheit teilnehmen sollten, dies aber nicht tun (wollen, können, dürfen), sollte unbedingt vereinbart werden, dass diese Abstinenz für den gesamten Workshop gilt. Ein "Später-Dazukommen" ist wegen der Logik und der Dynamik der Prozessschritte nur bis zur Vorstellungsrunde zu erlauben: Jeder spätere Schritt setzt die persönliche Erfahrung über die vorangegangen voraus. Eine Information (von wem auch immer) reicht nicht und kann sich irreversibel als Killer für die gesamten Workshopziele erweisen.
In der Regel haben deshalb später hinzukommende Schlüsselpersonen große Mühe sich einzuleben oder aber sie machen sich lächerlich oder blamieren sich (ungewollt und unbeabsichtigt, aber auch nicht zu verhindern). Das kann mit einem Workshop zur Teamformung grundsätzlich nicht vereinbart werden.
Im Zweifelsfall sollte der Workshop zur Teamformung erst dann stattfinden, wenn die persönliche Teilnahme durchgängig gesichert ist.
Überraschungsbesuche oder Zwischenbesuche sind während des gesamten Workshops tabu! Auch nicht zum "gemütlichen" Teil oder "nur zu kurzen Abstimmungen" und "wegen Unterschriftsmappen".
Erscheint dennoch entgegen einer Absprache der Vorgesetzte / Auftraggeber, wird der laufende Prozess des Workshops massiv gestört. Die Dynamik kann zusammenfallen oder eskalieren. Alles bisher Erarbeitete kann schlagartig hinfällig werden, ohne Möglichkeit, die bisherigen Ergebnisse wieder erreichen zu können.
Train the Trainer Vorbereitungen.
Der Erfolg gehört den Mächtigen.
Annahmen über das Verhalten der Entscheidenden.
Erfahrungen mit Entscheidern über die Teamformung.
Recht auf Fehlverhalten und Fehlentscheidungen.
Rollenklarheit des Instruktors / Moderators.
Risiken für und durch Instruktor / Moderator.
Risiken durch symbiotisches Verhalten.
Risiken durch teilnehmende Schlüsselpersonen.
Hinweise für Instruktoren / Moderatoren.
Materialien / Kartensets beschaffen.